Jak si udělat pořádek v e-mailech s rezervacemi
Jednoduchý systém, jak dostat potvrzení o letenkách, hotelech a rezervacích z e-mailové schránky do jednoho přehledného plánu.
- Ukládání potvrzení do složek řeší jen vaši vlastní e-mailovou schránku, ale váš itinerář ne.
- Místo ukládání přeposílejte — nechte systém e-mail přečíst a zařadit detaily na správný den.
- Při skupinovém cestování je přeposílání na jednu adresu stokrát lepší než posílání snímků obrazovky.
Proč jsou e-maily s rezervacemi ta nejhorší část plánování
Z jediné cesty může vzniknout tucet potvrzovacích e-mailů — letenka, hotel, auto z půjčovny, rezervace v restauraci, jedna nebo dvě prohlídky — každý vypadá jinak a každý schovává přesně ten detail, který potřebujete (kód rezervace, čas check-inu), někde uprostřed reklamního textu. Vynásobte to skupinovým výletem, kde si každý rezervuje vlastní let, a informace máte rozptýlené v e-mailech, do kterých ani nemáte přístup.
Manuální systém (a proč selhává)
Složky, štítky, hvězdičky u důležitých e-mailů — funguje to jen do chvíle, než přestane. Vyžaduje to skutečnou disciplínu roztřídit každé potvrzení hned při doručení, řeší to jen vaši vlastní schránku a nic z toho nedostane informace ani trochu blízko k vašemu itineráři. Stejně musíte neustále překlikávat mezi e-mailem a plánem, kdykoliv potřebujete nějaký detail.
Místo ukládání přeposílejte
Lepší systém ukládání úplně vynechává: přepošlete potvrzení něčemu, co ho přečte za vás a vloží detaily přímo do itineráře. Přesně tak funguje import rezervací ve Waiz — letenky, hotely, vlaky i prohlídky se automaticky objeví ve správný den u správné cesty, většinou během pár sekund. Žádné složky k udržování, a funguje to stejně bez ohledu na to, zda jde o vaši rezervaci, nebo rezervaci spolucestujícího.
Jak vypadá dobrá organizace rezervací
- Jedno místo, ne vaše doručená pošta. Detaily žijí přímo u cesty, ne rozptýlené ve výsledcích vyhledávání v e-mailu.
- Automaticky ve správný den. Potvrzení hotelu by mělo být přiřazené ke dnům, kdy tam opravdu spíte, ne jen uložené ve složce „rezervace“.
- Viditelné pro celou skupinu. Pokud cestujete s dalšími lidmi, všichni by měli vidět stejné rezervace, aniž byste museli posílat snímky obrazovky.