Com organitzar els correus de reserves de viatge
Un sistema senzill per treure les confirmacions de vols, hotels i reserves de la safata d’entrada i passar-les a un pla clar.
- Desar confirmacions en carpetes només serveix per a la teva pròpia safata d’entrada, mai per al teu itinerari.
- Rereenvia en comptes d’arxivar: deixa que un sistema llegeixi el correu i posi les dades al dia que toca.
- En un viatge de grup, que tothom reenviï a una única adreça és millor que fer captures de pantalla.
Per què els correus de reserva són el pitjor de gestionar un viatge
Un sol viatge pot generar una dotzena de correus de confirmació: vol, hotel, cotxe de lloguer, reserves de restaurants, alguna visita guiada... Cadascun té un format diferent i amaga la dada que realment necessites (el codi de confirmació, l’hora de check-in) enmig de text publicitari. Multiplica-ho per un viatge en grup on cadascú reserva el seu propi vol, i la informació que et cal acaba dispersa per safates d’entrada a les quals ni tan sols tens accés.
El sistema manual (i per què falla)
Carpetes, etiquetes, marcar correus importants amb una estrella... Funciona, fins que deixa de fer-ho. Cal molta disciplina per arxivar cada confirmació tan bon punt arriba, només s’aplica a la teva safata d’entrada i res d’això no col·loca la informació al teu itinerari real. Al final, has d’anar canviant entre el correu i el pla cada vegada que necessites una dada.
Rereenvia en comptes d’arxivar
El millor sistema s’estalvia arxivar res: rereenvia la confirmació a un servei que la llegeixi per tu i posi els detalls directament a l’itinerari. Aquest és tot el mecanisme de la importació de reserves de Waiz: vols, hotels, trens i excursions apareixen automàticament al dia correcte del viatge indicat, normalment en pocs segons. Sense carpetes per mantenir, i funciona igual de bé tant si la reserva és teva com d’un acompanyant.
Com és una bona organització de les reserves
- Un sol lloc, no la teva safata d’entrada. La informació viu al viatge mateix, no dispersa entre els resultats de cerca de Mail.
- Al dia corresponent de manera automàtica. La confirmació d’un hotel ha d’aparèixer als dies en què realment t’hi allotges, no simplement arxivada a «reserves».
- Visible per a tot el grup. Si viatges amb més gent, tothom hauria de veure les mateixes reserves sense haver d’anar enviant captures de pantalla.