Sådan holder du styr på dine bookingmails
Et enkelt system til at få bekræftelser på fly, hotel og reservationer ud af indbakken og ind i én overskuelig plan.
- At gemme bekræftelser i mapper dækker kun din egen indbakke, aldrig din rejseplan.
- Videresend i stedet for at arkivere – lad noget læse e-mailen og placere detaljerne på den rigtige dag.
- På en gruppetur er det langt bedre, at alle videresender til én adresse, end at alle tager screenshots.
Hvorfor booking-emails er den værste del af rejseadministration
En enkelt tur kan generere et dusin bekræftelses-emails – fly, hotel, billeje, restaurantreservationer, en tur eller to – hver især formateret forskelligt, og hver især med den ene detalje, du reelt skal bruge (en bekræftelseskode, et indtjekningstidspunkt), gemt væk midt i markedsføringstekst. Gang det med en gruppetur, hvor alle booker deres eget fly, og de oplysninger, du skal bruge, er spredt ud over indbakker, du ikke engang har adgang til.
Det manuelle system (og hvorfor det bryder sammen)
Mapper, etiketter, stjernemarkering af vigtige emails – det virker, lige indtil det ikke gør mere. Det kræver ren disciplin at arkivere hver eneste bekræftelse i det øjeblik, den lander, det gælder kun din egen indbakke, og intet af det placerer oplysningerne i nærheden af din faktiske rejseplan. Du skal stadig hoppe frem og tilbage mellem din indbakke og din plan, hver gang du skal bruge en detalje.
Videresend i stedet for at arkivere
Det bedre system springer arkiveringen helt over: videresend bekræftelsen til et system, der læser den for dig og placerer oplysningerne direkte i din rejseplan. Det er hele mekanismen bag Waiz’ bookingimport – flyrejser, hoteller, tog og ture havner automatisk på den rigtige dag i den rigtige rejse, som regel inden for få sekunder. Der er ingen mappe, du skal vedligeholde, og det fungerer på samme måde, uanset om det er din booking eller en rejsekammerats.
Hvordan god booking-organisering ser ud
- Ét sted, ikke din indbakke. Detaljerne ligger på selve turen, ikke spredt i søgeresultater i Mail.
- Automatisk på den rigtige dag. En hotelbekræftelse bør ende på de dage, du reelt overnatter der, ikke bare gemt under ”bookinger”.
- Synligt for hele gruppen. Hvis du rejser med andre, bør alle kunne se de samme bookinger, uden at du behøver at videresende skærmbilleder.