Näin järjestät matkavarausten sähköpostit
Yksinkertainen tapa siirtää lento-, hotelli- ja muut varausvahvistukset sähköpostilaatikosta osaksi selkeää matkaohjelmaa.
- Vahvistusten arkistoiminen kansioihin siivoaa vain oman sähköpostisi, ei matkasuunnitelmaasi.
- Lähetä eteenpäin arkistoinnin sijaan — anna sovelluksen lukea sähköposti ja sijoittaa tiedot oikealle päivälle.
- Porukkamatkalla kaikkien kannattaa lähettää vahvistukset samaan osoitteeseen kuvankaappausten sijaan.
Miksi varausvahvistukset ovat matkasuunnittelun rasittavin osuus
Yksi ainoa matka voi tuottaa tusinan verran vahvistussähköposteja – lento, hotelli, vuokra-auto, ravintolavaraukset, pari retkeä – joista jokainen on muotoiltu eri tavalla ja joissa jokaisessa se yksi tarvitsemasi yksityiskohta (vahvistuskoodi, sisäänkirjautumisaika) on hautautunut jonnekin markkinointitekstin keskelle. Kerro tämä vielä ryhmämatkalla, jossa jokainen varaa oman lentonsa, ja tarvitsemasi tiedot ovat hajallaan postilaatikoissa, joihin sinulla ei edes ole pääsyä.
Manuaalinen järjestelmä (ja miksi se pettää)
Kansiot, tunnisteet, tärkeiden sähköpostien tähdittäminen — se toimii siihen asti, kunnes ei enää toimi. Jokaisen vahvistuksen arkistoiminen heti sen saapuessa vaatii kurinalaisuutta, se koskee vain omaa sähköpostiasi, eikä mikään siitä tuo tietoja itse matkasuunnitelmaan. Joudut silti hyppimään sähköpostin ja suunnitelman välillä aina, kun tarvitset jonkin yksityiskohdan.
Lähetä eteenpäin arkistoinnin sijaan
Parempi tapa jättää arkistoinnin kokonaan väliin: lähetä vahvistus osoitteeseen, joka lukee sen puolestasi ja sijoittaa tiedot suoraan matkasuunnitelmaasi. Juuri näin Waiz-sovelluksen varauksien tuonti toimii — lennot, hotellit, junat ja retket ilmestyvät automaattisesti oikealle päivälle ja oikealle matkalle, yleensä muutamassa sekunnissa. Ei ylläpidettäviä kansioita, ja se toimii samalla tavalla, olipa kyseessä oma tai reissukaverisi varaus.
Miltä toimiva varausten hallinta näyttää
- Yksi paikka, ei sähköposti. Tiedot ovat itse matkasuunnitelmassa, eivät ripoteltuina sähköpostin hakutuloksiin.
- Automaattisesti oikealla päivällä. Hotellivahvistuksen pitää näkyä niillä päivillä, joina todella yövyt siellä, eikä vain jossain yleisessä varauskansiossa.
- Koko porukan nähtävillä. Jos matkustat seurassa, kaikkien pitäisi nähdä samat varaukset ilman, että joudut lähettelemään kuvankaappauksia.