Cómo organizar los emails de reservas de tus viajes
Un sistema sencillo para sacar las confirmaciones de vuelos, hoteles y reservas de tu bandeja de entrada y organizarlas en un plan claro.
- Guardar las confirmaciones en carpetas solo sirve para organizar tu bandeja de entrada, no tu itinerario.
- Reenvía en lugar de archivar: deja que algo lea el correo y coloque los detalles en el día correcto.
- En un viaje en grupo, que todos reenvíen a una misma dirección es mejor que hacer capturas de pantalla por separado.
Por qué los correos de reserva son lo peor de la gestión de un viaje
Un solo viaje puede generar una docena de correos de confirmación —vuelo, hotel, coche de alquiler, reservas en restaurantes, una o dos excursiones—, cada uno con un formato diferente, y cada uno ocultando el detalle que realmente necesitas (un código de confirmación, la hora de check-in) en medio de un texto publicitario. Multiplica eso por un viaje en grupo en el que cada uno reserva su propio vuelo, y la información que necesitas queda dispersa por bandejas de entrada a las que ni siquiera tienes acceso.
El sistema manual (y por qué falla)
Carpetas, etiquetas, destacar correos importantes... Funciona hasta que deja de hacerlo. Hace falta mucha disciplina para archivar cada confirmación en cuanto llega, solo cubre tu propio correo y no pone la información cerca de tu itinerario real. Al final, sigues teniendo que cambiar entre la bandeja de entrada y tu plan cada vez que necesitas un dato.
Reenvía en vez de archivar
El mejor sistema se salta por completo el proceso de archivo: reenvía la confirmación a algo que la lea por ti y coloque los detalles directamente en tu itinerario. Ese es todo el mecanismo que hay detrás de la importación de reservas de Waiz: vuelos, hoteles, trenes y excursiones se colocan automáticamente en el día correcto del viaje correspondiente, normalmente en cuestión de segundos. No tienes que mantener ninguna carpeta, y funciona igual tanto si se trata de tu reserva como de la de un compañero de viaje.
Cómo se organiza bien una reserva
- Un solo lugar, no tu correo. Los detalles están en el propio viaje, no repartidos entre los resultados de búsqueda de Mail.
- En el día correcto automáticamente. La confirmación de un hotel debería terminar adjunta a los días en los que realmente te hospedas allí, no simplemente archivada en «reservas».
- Visible para todo el grupo. Si viajas con otras personas, todos deberían ver las mismas reservas sin que tengas que reenviar capturas de pantalla.