Slik organiserer du e-poster med reisebookinger
Et enkelt system for å få bekreftelser på fly, hotell og reservasjoner ut av innboksen og inn i én oversiktlig plan.
- Å sortere bekreftelser i mapper rydder bare i din egen innboks – det hjelper ingenting på reiseplanen.
- Videresend i stedet for å rydde – la en tjeneste lese e-posten og plassere detaljene på riktig dag.
- På gruppetur er det tusen ganger bedre at alle videresender til én adresse enn at folk sender skjermbilder.
Hvorfor e-poster med reisebekreftelser er det verste med reiseadmin
Én enkelt tur kan føre til et dusin e-postbekreftelser – fly, hotell, leiebil, bordreservasjoner, en omvisning eller to. Hver e-post har ulik layout, og alle gjemmer bort den ene detaljen du faktisk trenger (en referansekode eller et innsjekkingstidspunkt) midt i ren markedsføringstekst. Ganger du det med en gruppetur der alle booker sine egne flybilletter, har du plutselig informasjon spredt utover innbokser du ikke engang har tilgang til.
Det manuelle systemet (og hvorfor det svikter)
Mapper, merkelapper og stjernemerking av viktige e-poster – det fungerer helt til det plutselig ikke gjør det lenger. Det krever ståldisiplin å rydde hver eneste bekreftelse med en gang den kommer, det rydder bare opp hos deg selv, og ingenting av det plasserer informasjonen i selve reiseplanen. Du må fortsatt hoppe frem og tilbake mellom innboksen og turen hver gang du lurer på noe.
Videresend i stedet for å sortere
Det beste systemet dropper hele sorteringen: Du bare videresender bekreftelsen til noen som leser den for deg og legger detaljene rett inn i reiseplanen. Det er hele prinsippet bak Waiz sin bookingimport – fly, hotell, tog og utflukter dumper ned på riktig dag i riktig tur, som regel på noen få sekunder. Ingen mapper å holde orden på, og det fungerer likt enten det er din booking eller en reisecompagnons.
Hvordan god organisering av bookinger ser ut
- Én samlet plass, ikke i innboksen. Detaljene ligger i selve reiseplanen, ikke spredt i søkeresultatene i Mail.
- Automatisk på riktig dag. En hotellbekreftelse bør havne på dagene du faktisk skal bo der, ikke bare i en mappe kalt «bookinger».
- Synlig for hele gjengen. Reiser du sammen med andre, bør alle se de samme bookingene uten at du må sende skjermbilder.