Como organizar os e-mails de reserva de viagem

Uma única viagem pode gerar uma dúzia de e-mails de confirmação — voo, hotel, aluguel de carro, reservas de restaurante, um passeio ou dois. Cada um com uma formatação diferente, cada um escondendo aquele detalhe de que você realmente precisa (um código de reserva, um horário de check-in) no meio de um texto de marketing. Multiplique isso por uma viagem em grupo onde cada um reserva o próprio voo, e as informações de que você precisa ficam espalhadas por caixas de entrada às quais você nem tem acesso.

Pastas, marcadores, favoritar e-mails importantes — funciona, até o momento em que deixa de funcionar. É preciso uma disciplina enorme para arquivar cada confirmação assim que ela chega, isso só resolve a sua própria caixa de entrada e nada disso coloca a informação perto do seu itinerário real. Você ainda precisa ficar alternando entre o e-mail e o seu roteiro toda vez que precisa de um detalhe.

O melhor sistema pula a parte de arquivar completamente: encaminhe a confirmação para algo que a leia por você e coloque os detalhes diretamente no seu itinerário. Essa é toda a lógica por trás da importação de reservas do Waiz — voos, hotéis, trens e passeios vão parar no dia certo da viagem certa automaticamente, geralmente em questão de segundos. Nenhuma pasta para manter, e funciona da mesma forma seja a sua reserva ou a de um companheiro de viagem.

• Um só lugar, não a sua caixa de entrada. Os detalhes ficam na própria viagem, não espalhados nos resultados de busca do e-mail.
• No dia certo, automaticamente. A confirmação de um hotel deve ficar vinculada aos dias em que você realmente vai se hospedar lá, não apenas guardada em “reservas”.
• Visível para todo o grupo. Se você estiver viajando acompanhado, todos devem ver as mesmas reservas sem que você precise ficar mandando prints.