Πώς να οργανώσετε τα email κρατήσεων ταξιδιού
Ένα απλό σύστημα για να μεταφέρετε τις επιβεβαιώσεις πτήσεων, ξενοδοχείων και κρατήσεων από τα εισερχόμενά σας σε ένα καθαρό πλάνο.
- Η αρχειοθέτηση των επιβεβαιώσεων σε φακέλους καλύπτει μόνο το δικό σας inbox, ποτέ το πρόγραμμά σας.
- Κάντε προώθηση αντί για αρχειοθέτηση — αφήστε μια εφαρμογή να διαβάσει το email και να βάλει τις λεπτομέρειες στη σωστή μέρα.
- Σε ένα ομαδικό ταξίδι, το να προωθούν όλοι τα email σε μία διεύθυνση είναι χίλιες φορές καλύτερο από το να στέλνουν screenshots.
Γιατί τα email κρατήσεων είναι ο εφιάλτης της οργάνωσης ταξιδιού
Ένα μόνο ταξίδι μπορεί να δημιουργήσει μια ντουζίνα email επιβεβαίωσης — πτήση, ξενοδοχείο, ενοικιαζόμενο αυτοκίνητο, κρατήσεις σε εστιατόρια, μια ή δύο εκδρομές — το καθένα με διαφορετική μορφή, το καθένα κρύβοντας τη μία λεπτομέρεια που πραγματικά χρειάζεστε (έναν κωδικό επιβεβαίωσης, μια ώρα check-in) κάπου στη μέση του διαφημιστικού κειμένου. Πολλαπλασιάστε αυτό σε ένα ομαδικό ταξίδι όπου ο καθένας κάνει τη δική του κράτηση πτήσης, και οι πληροφορίες που χρειάζεστε είναι διάσπαρτες σε εισερχόμενα στα οποία δεν έχετε καν πρόσβαση.
Το χειροκίνητο σύστημα (και γιατί καταρρέει)
Φάκελοι, ετικέτες, αστεράκια στα σημαντικά email — δουλεύει, μέχρι που σταματάει να δουλεύει. Απαιτείται πραγματική πειθαρχία για να αρχειοθετείτε κάθε επιβεβαίωση τη στιγμή που φτάνει, καλύπτει μόνο τα δικά σας εισερχόμενα και καμία από αυτές τις ενέργειες δεν βάζει τις πληροφορίες μέσα στο ίδιο το πρόγραμμα. Πρέπει ακόμα να αλλάζετε παράθυρα ανάμεσα στα email και το πλάνο σας κάθε φορά που χρειάζεστε μια λεπτομέρεια.
Προώθηση αντί για αρχειοθέτηση
Το καλύτερο σύστημα παρακάμπτει εντελώς την αρχειοθέτηση: προωθήστε την επιβεβαίωση σε κάτι που την διαβάζει για εσάς και τοποθετεί τις λεπτομέρειες απευθείας στο πρόγραμμα του ταξιδιού σας. Αυτός είναι ο μηχανισμός πίσω από τη λειτουργία εισαγωγής κρατήσεων του Waiz — πτήσεις, ξενοδοχεία, τρένα και εκδρομές καταχωρίζονται αυτόματα στη σωστή ημέρα του σωστού ταξιδιού, συνήθως μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Δεν χρειάζεται να διατηρείτε φάκελο, και λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο είτε πρόκειται για δική σας κράτηση είτε για κράτηση ενός συνταξιδιώτη.
Πώς μοιάζει η σωστή οργάνωση κρατήσεων
- Ένα μέρος, όχι τα εισερχόμενά σας. Οι λεπτομέρειες βρίσκονται μέσα στο ίδιο το ταξίδι, όχι διασκορπισμένες στα αποτελέσματα αναζήτησης του Mail.
- Στη σωστή μέρα, αυτόματα. Η επιβεβαίωση ενός ξενοδοχείου πρέπει να βρίσκεται στις μέρες που θα μείνετε εκεί, όχι απλώς αρχειοθετημένη στις «κρατήσεις».
- Ορατές σε όλη την ομάδα. Αν ταξιδεύετε με άλλους, όλοι πρέπει να βλέπουν τις ίδιες κρατήσεις χωρίς να χρειάζεται να προωθήσετε screenshots.